Εγκύκλιοι - ΠΟΛ

Αθήνα 31/05/2024
Αρ. πρωτ.: 18636

ΘΕΜΑ: Τροποποίηση της υπό στοιχεία 34933 ΕΞ 2022/ 23.8.2022 κοινής απόφασης των Υπουργών Οικονομικών και Επικρατείας «Λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto» (Β΄ 4484).

Άρθρο 1

1. Τροποποιείται η υπό στοιχεία 34933 ΕΞ 2022/ 23.8.2022 κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Επικρατείας «Λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto» (Β΄4484), με την προσθήκη νέων άρθρων:

i. Άρθρο 5Α «Λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto μέσω των Κ.Ε.Π.»

ii. Άρθρο 5Β «Λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto για ανήλικα προστατευόμενα μέλη»

iii. Άρθρο 5Γ «Λήψη μέτρων προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα Κ.Ε.Π.»

iv. Άρθρο 5Δ Μεταβατικές διατάξεις, ως ακολούθως:

 

«Άρθρο 5^Α
Λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto μέσω των Κ.Ε.Π.

 

1. Οι διαδικασίες των παρ. 3 έως 10 του άρθρου 5 της παρούσας δύνανται να πραγματοποιούνται και μέσω των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών (Κ.Ε.Π.) με τη χρήση της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto από εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους των Κ.Ε.Π., κατόπιν αίτησης του φυσικού προσώπου, αποκλειστικά με αυτοπρόσωπη παρουσία του.

2. Για την πρόσβαση των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων των Κ.Ε.Π. στην ψηφιακή υπηρεσία myPhoto πραγματοποιείται επαλήθευση των στοιχείων της ταυτότητάς τους (αυθεντικοποίηση) με χρήση των Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β΄ 4798).

3. Ο υπάλληλος του Κ.Ε.Π. προβαίνει σε φυσική ταυτοποίηση του φυσικού προσώπου. Για τον λόγο αυτό, το φυσικό πρόσωπο οφείλει να προσκομίζει προκειμένου να αποδεικνύει την ταυτότητά του:

α) στην περίπτωση Ελλήνων πολιτών, το δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο,

β) στην περίπτωση πολιτών Κράτους-Μέλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το ισχύον δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο της Χώρας τους,

γ) στην περίπτωση πολιτών τρίτης χώρας, το ισχύον διαβατήριο ή άλλο ταξιδιωτικό έγγραφο που αναγνωρίζεται από διεθνείς συμβάσεις και θεώρηση εισόδου ή άδεια διαμονής σε ισχύ δυνάμει του ν. 5038/2023 (Α΄ 81) ή άλλο έγγραφο βάσει του οποίου επιτρέπεται η είσοδός τους στη χώρα.

4. Στη συνέχεια, το φυσικό πρόσωπο - αιτών δηλώνει στον υπάλληλο του Κ.Ε.Π. τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) του καθώς και τον κωδικάριθμο που αντιστοιχεί στα ψηφιακά αρχεία των φωτογραφιών του τον οποίο έλαβε με μήνυμα ειδοποίησης στο μέσο επικοινωνίας που δήλωσε κατά την επίσκεψη του στον πιστοποιημένο επαγγελματία φωτογράφο και κατά τη μεταφόρτωση από αυτόν των ψηφιακών αρχείων των φωτογραφιών του στη ψηφιακή υπηρεσία myPhoto.

5. Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος, με χρήση του δηλωθέντος κωδικαρίθμου, προβαίνει σε αναζήτηση των φωτογραφιών προσώπου και οπτικής απεικόνισης της ιδιόχειρης υπογραφής που αντιστοιχούν στο φυσικό πρόσωπο, τις προβάλλει σε προεπισκόπηση, ζητά από το φυσικό πρόσωπο να επιβεβαιώσει με κάθε πρόσφορο τρόπο ότι τα ανωτέρω στοιχεία αντιστοιχούν σε αυτό.

6. Κατόπιν επιβεβαίωσης, ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος προβαίνει σε συσχέτιση των φωτογραφιών με τον δηλωθέντα Α.Φ.Μ. του φυσικού προσώπου, μέσω της αντίστοιχης επιλογής στην ψηφιακή υπηρεσία myPhoto.

7. Τα ψηφιακά αρχεία που συσχετίστηκαν με Α.Φ.Μ. φυσικού προσώπου διατηρούνται στο σύστημα για διάστημα ενός (1) έτους από την ημερομηνία συσχέτισης, ενώ σε αντίθετη περίπτωση, διαγράφονται από το σύστημα σε διάστημα δύο (2) εβδομάδων από την ημερομηνία αποστολής του κωδικαρίθμου.

8. Το φυσικό πρόσωπο δύναται μέσω Κ.Ε.Π. να αιτηθεί την αποσυσχέτιση του κωδικάριθμου και των αντίστοιχων αρχείων από τον Α.Φ.Μ. του. Ο κωδικάριθμος παρα­μένει διαθέσιμος και το φυσικό πρόσωπο μπορεί να τον συσχετίσει εκ νέου με τον Α.Φ.Μ. του για διάστημα ενός (1) έτους από την ημερομηνία της αρχικής συσχέτισης.

9. Το φυσικό πρόσωπο δύναται να αιτηθεί να εξουσιοδοτήσει μέσω του myPhoto ηλεκτρονικές εφαρμογές και υπηρεσίες που παρέχονται από Φορείς του Δημόσιου Τομέα και οι οποίες διατίθενται σε μορφή λίστας στο περιβάλλον της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto, προκειμένου να αντλήσουν τα συσχετισμένα αρχεία φωτογραφίας προσώπου και οπτικής απεικόνισης της ιδιόχειρης υπογραφής του, μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ..

10. Ο υπάλληλος του Κ.Ε.Π. προβαίνει στην επιλογή των εφαρμογών που υπέδειξε το φυσικό πρόσωπο από τη σχετική λίστα και στη συνέχεια σε εκτύπωση αίτησης - υπεύθυνης δήλωσης εξουσιοδότησης των επιλεγμένων εφαρμογών, την οποία παραδίδει στον αιτούντα για οπτικό έλεγχο.

11. Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του Κ.Ε.Π. απαιτείται η ενυπόγραφη αίτηση - υπεύθυνη δήλωση του φυσικού προσώπου περί εξουσιοδότησης των εφαρμογών που αναγράφονται σε αυτή, η οποία, στη συνέχεια, σαρώνεται και μεταφορτώνεται από τον υπάλληλο στην ψηφιακή υπηρεσία myPhoto.

Η έντυπη αίτηση - υπεύθυνη δήλωση παραλαμβάνεται από το φυσικό πρόσωπο ως βεβαίωση υποβολής αιτήματος κατόπιν υπογραφής του υπαλλήλου του Κ.Ε.Π..

12. Το φυσικό πρόσωπο δύναται να άρει την εξουσιοδότηση που έχει εκχωρήσει σε κάποια ηλεκτρονική εφαρμογή ή υπηρεσία που παρέχεται από Φορέα του Δημόσιου Τομέα κατόπιν υποβολής σχετικής αίτησης -υπεύθυνης δήλωσης σε Κ.Ε.Π..

13. Το φυσικό πρόσωπο δύναται μέσω Κ.Ε.Π. να αιτηθεί εκτύπωση του ιστορικού των εξουσιοδοτήσεων του σε εφαρμογές, το οποίο τηρεί η υπηρεσία myPhoto.

14. Για την υποστήριξη των υπαλλήλων των Κ.Ε.Π. διατίθεται εγχειρίδιο χρήσης της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto καθώς και υπηρεσία υποστήριξης (help desk) για την αναφορά/επίλυση προβλημάτων και την παροχή οδηγιών.

 

 

Άρθρο 5Β
Λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto για ανήλικα προστατευόμενα μέλη

 

1. Τα φυσικά πρόσωπα, τα οποία έχουν την επιμέλεια ανηλίκου και η σχέση επιμέλειας μπορεί να επιβεβαιωθεί κατόπιν καταχώρισης του ΑΜΚΑ/ΠΑΑΥΠΑ ή/και του ΑΦΜ του ανηλίκου και άντλησης στοιχείων από το Μητρώο Πολιτών του Υπουργείου Εσωτερικών μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. (ΚΕΔ), δύνανται μέσω της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto να διεκπεραιώσουν τις διαδικασίες του άρθρου 5 της παρούσας για τα ανήλικα μέλη υπό την επιμέλειά τους.

2. Οι διαδικασίες του άρθρου 5Α της παρούσας που αφορούν στα στοιχεία ανήλικων προσώπων δύνανται να πραγματοποιούνται και μέσω των Κ.Ε.Π. με χρήση από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους των Κ.Ε.Π. της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto κατόπιν αίτησης του φυσικού προσώπου που ασκεί την επιμέλεια του ανηλίκου, αποκλειστικά με αυτοπρόσωπη παρουσία του ίδιου και του ανηλίκου.

3. Στην περίπτωση αυτή, ο υπάλληλος του Κ.Ε.Π. προβαίνει σε ταυτοποίηση του έχοντος την επιμέλεια του ανηλίκου και του ίδιου του ανηλίκου εφόσον για το ανήλικο μέλος έχει εκδοθεί ταυτοποιητικό έγγραφο.

4. Στη συνέχεια το φυσικό πρόσωπο δηλώνει στον υπάλληλο του Κ.Ε.Π.:

i. τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) του

ii. τον κωδικάριθμο που έλαβε με μήνυμα ειδοποίησης στο μέσο επικοινωνίας που δήλωσε κατά την επίσκεψη του στον πιστοποιημένο επαγγελματία φωτογράφο και ο οποίος αντιστοιχεί στα ψηφιακά αρχεία των φωτογραφιών του ανηλίκου υπό την επιμέλειά του

iii. τον ΑΦΜ ή/και τον ΑΜΚΑ/ΠΑΑΥΠΑ του ανηλίκου υπό την επιμέλειά του.

5. Ο υπάλληλος του Κ.Ε.Π. επιβεβαιώνει την επικαλούμενη σχέση επιμέλειας: είτε

α) με ηλεκτρονική διασταύρωση κατόπιν άντλησης στοιχείων από το Μητρώο Πολιτών, είτε

β) με έλεγχο του απαιτούμενου νομιμοποιητικού στοιχείου βάσει της σχέσης του με το ανήλικο, όπως αναφέρεται στον ακόλουθο πίνακα:

 

Είδος σχέσης φυσικού προσώπου με το ανήλικο μέλος	Απαιτούμενο είδος αποδεικτικού εγγράφου
Φυσικός γονέας	Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης
Θετός γονέας	Δικαστική απόφαση περί υιοθεσίας ή Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης
Διαζευγμένος γονέας ασκών την επιμέλεια	1. Δικαστική απόφαση ή συμβολαιογραφική πράξη ή ιδιωτικό συμφωνητικό με το οποίο ορίζεται ως ο μοναδικός ασκών την επιμέλεια και 2. Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης ή Δικαστική απόφαση περ υιοθεσίας
Διαζευγμένος γονέας ασκών συνεπιμέλεια	1. Δικαστική απόφαση ή συμβολαιογραφική πράξη ή ιδιωτικό συμφωνητικό με το οποίο ορίζεται η συνεπιμέλεια και 2. Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης ή Δικαστική απόφαση περί υιοθεσίας και 3. Προσκόμιση υπεύθυνης δήλωσης συναίνεσης από τον έτερο γονέα
Ανάδοχος	Δικαστική απόφαση ή Σύμβαση αναδοχής
Επίτροπος	Δικαστική απόφαση ορισμού Επιτρόπου

 

 

6. Στην περ. β) της παρ. 5, ο υπάλληλος του Κ.Ε.Π. προβαίνει στις ακόλουθες ενέργειες στην ψηφιακή υπηρεσία myPhoto:

i. στο πεδίο «Είδος σχέσης με το ανήλικο μέλος», επιλέγει το είδος σχέσης του φυσικού προσώπου με το άμεσα εμπλεκόμενο ανήλικο φυσικό πρόσωπο,

ii. στο πεδίο «Απαιτούμενα αποδεικτικά έγγραφα», επιλέγει τον τύπο του/των νομιμοποιητικού/ών εγγράφου/ ων που προσκόμισε το φυσικό πρόσωπο σύμφωνα με τον πίνακα της παρ. 5,

iii. σαρώνει τα σχετικά νομιμοποιητικά έγγραφα, εφόσον το φυσικό πρόσωπα τα προσκομίσει σε έντυπη μορφή,

iv. μεταφορτώνει τα σχετικά ψηφιακά αρχεία.

 

Άρθρο 5Γ
Λήψη μέτρων προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα Κ.Ε.Π.

 

1. Τα Κ.Ε.Π., ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, κατά την έννοια της περ. 8 του άρθρου 4 του ΓΚΠΔ, καθόσον αφορά στις πράξεις που διενεργούν σύμφωνα με τα οριζόμενα στα άρθρα 5Α και 5Β της παρούσας και υποβάλλουν σε επεξεργασία μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ορίζονται στις εν λόγω διατάξεις.

2. Κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τον σκοπό που περιγράφεται στην παρούσα απόφαση, τα Κ.Ε.Π. τηρούν όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ ΕΚ (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων - ΓΚΠΔ) και τις διατάξεις του ν. 4624/2019 (Α΄ 137).

3. Η πρόσβαση των υπαλλήλων των Κ.Ε.Π. στην ψηφιακή υπηρεσία myPhoto επιτρέπεται μόνο σε διαπιστευμένους χρήστες και πραγματοποιείται βάσει των ρόλων και των δικαιωμάτων που τους αποδίδονται, όπως προβλέπεται στην οικεία Πολιτική Διαχείρισης Πρόσβασης.

 

 

 

Άρθρο 5Δ
Μεταβατικές διατάξεις

 

1. Για την παραγωγική λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myphoto στα Κ.Ε.Π. εκδίδεται διαπιστωτική πράξη του Γενικού Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

2. Η έναρξη της δυνατότητας υποβολής αίτησης -υπεύθυνης δήλωσης μέσω των Κ.Ε.Π., για τις διοικητικές διαδικασίες των άρθρων 5Α και 5Β, πραγματοποιείται μέσα σε δέκα (10) εργάσιμες ημέρες από την κοινοποίηση στη Διεύθυνση Υπηρεσιών μιας Στάσης του Υπουργείου Εσωτερικών των απαιτούμενων στοιχείων της παρ. 14 του άρθρου 5Α».

2. Κατά τα λοιπά ισχύει η υπό στοιχεία 34933 ΕΞ 2022/23.8.2022 κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Επικρατείας «Λειτουργία της ψηφιακής υπηρεσίας myPhoto» (Β΄4484), όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 40319 ΕΞ 2023/12.9.2023 (Β΄ 5548) κοινή απόφαση των Υπουργών Οικονομικών και Επικρατείας.

Άρθρο 2
Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.