Αθήνα 18/1/2024
Αρ. πρωτ.: 16
ΘΕΜΑ: Παρακολούθηση αποθεμάτων.
Νομική οντότητα με εμπορική δραστηριότητα προκειμένου να εξυπηρετήσει τη δραστηριότητά της έχει αρκετούς αποθηκευτικούς χώρους (Έδρα, Υποκατάστημα, αγαθά σε Τρίτους).
Το άρθρο 4 παράγραφος 4 του Ν.4308/2014 μας υποχρεώνει γενικά να τηρούμε την απογραφή κατά είδος και διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο.
Ερωτήσεις:
1. Τα αποθέματά μας τα οποία βρίσκονται σε Τρίτους (για λόγους αποθήκευσης) πρέπει να τηρούνται και συνεπώς να απογράφονται απόλυτα, διακριτά, αυτόνομα και ανεξάρτητα σαν ένας αυτοτελώς αποθηκευτικός χώρος;
Δηλαδή, δεν μπορούν να παρακολουθηθούν αυτοί οι αποθηκευτικοί χώροι (σε τρίτους) σαν διακριτά τμήματα του Αποθηκευτικού χώρου της Έδρας;
2. Μπορούμε μέσα στον ίδιο αποθηκευτικό χώρο π.χ. της έδρας να παρακολουθούμε σε ιδιαίτερες υποκατηγορίες κάποια αγαθά, τα οποία είναι πλέον διαφορετικής ποιότητας, και άρα να έχουμε το ίδιο είδος καταχωρημένο δύο φορές στην ίδια αποθήκη σε διαφορετική όμως κατηγορία το καθένα; Τι σημαίνει δηλαδή η "κατά είδος" απογραφή;
Απάντηση:
Σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 3 του Ν. 4308/2014 , «η οντότητα τηρεί κατά περίπτωση, πέραν των αρχείων του άρθρου 3, τα αρχεία (βιβλία) που περιγράφονται στις επόμενες παραγράφους, με ημερομηνία αναφοράς την ημερομηνία τέλους της περιόδου αναφοράς (ημερομηνία του ισολογισμού).
Ένα από τα προβλεπόμενα αρχεία είναι και το «Αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων».
Με την παρ. 4 του ίδιου άρθρου ορίζεται ότι:
«Στο αρχείο αυτό καταχωρούνται:
α) Τα ποσοτικά δεδομένα της φυσικής απογραφής (σύντομη περιγραφή είδους, μονάδα μέτρησης και ποσότητα), κατά είδος και διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο.
β) Η κατά μονάδα αξία επιμέτρησης, καθώς και η συνολική αξία επιμέτρησης του κάθε είδους.....»
Στην παρ. 5 του άρθρου 3 ο Ν. 4308/2014 πραγματοποιείται αναφορά στο «Αρχείο αποθεμάτων τρίτων».
Συγκεκριμένα ορίζεται ότι:
«η οντότητα που έχει στην κατοχή της αποθέματα κυριότητας άλλης οντότητας τηρεί αρχείο στο οποίο καταγράφονται αναλυτικά τα σχετικά αποθέματα, κατά είδος και ποσότητα και διακεκριμένα κατά αποθηκευτικό χώρο, σύμφωνα με τις περιπτώσεις α΄ και γ΄ της παραγράφου 4 του παρόντος άρθρου»
Τέλος, στην παρ. 8 του άρθρου 5 αναφέρεται ότι:
«Ειδικά, η οντότητα παρακολουθεί με κατάλληλες δικλίδες τα παραλαμβανόμενα και αποστελλόμενα αποθέματα είτε έχουν τιμολογηθεί είτε όχι.
Ομοίως παρακολουθεί τα αποθέματά της σε χώρους τρίτων ή τα αποθέματα τρίτων σε δικούς της χώρους.
Κατ΄ ελάχιστο, για τις διακινήσεις αυτές παρακολουθούνται:
α) η πλήρης επωνυμία ή το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση και ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) του εμπλεκόμενου μέρους,
β) η ποσότητα και το είδος των διακινούμενων αγαθών, και
γ) η ημερομηνία που έγινε η διακίνηση.
Από τον συνδυασμό των ανωτέρω διατάξεων και σε απάντηση του πρώτου ερωτήματος προτείνεται τα αποθέματα που βρίσκονται σε αποθηκευτικούς χώρους τρίτων να μην παρακολουθούνται σαν διακριτά τμήματα του αποθηκευτικού χώρου της Έδρας. Σε μια τέτοια περίπτωση αφενός οι ελεγκτικές επαληθεύσεις με το «Αρχείο Αποθεμάτων τρίτων» θα καθίσταντο δυσχερείς και αφετέρου θα αντέκειτο στην στενή ερμηνεία της διατύπωσης της παρ. 8 του άρθρου 5 που ορίζει ρητά την παρακολούθηση αποθεμάτων σε «χώρους τρίτων».
Όσον αφορά το δεύτερο ερώτημα κατά τη γνώμη μας η διάκριση κατ΄ είδος γίνεται με κριτήριο την ουσιώδη ποιοτική διάκριση των αγαθών, η οποία επηρεάζει τουλάχιστο την απόδοση ή το κόστος ή την τιμή πώλησης, διαζευκτικά ή αθροιστικά.
Σε κάθε περίπτωση η λογιστική παρακολούθηση των αποθεμάτων θα πρέπει να γίνεται κατά τα οριζόμενα στην παρ.10. του άρθρου 5 σύμφωνα με την οποία:
«Από το τηρούμενο λογιστικό σύστημα πρέπει να παρέχονται ευχερώς, αναλυτικά και σε σύνοψη, όλα τα δεδομένα και πληροφορίες που απαιτούνται για να καθίσταται ευχερής η διενέργεια συμφωνιών και επαληθεύσεων κατά τη διενέργεια οποιουδήποτε ελέγχου».
Για τις φορολογικές πτυχές του ερωτήματος αρμόδια να απαντήσει είναι η Α.Α.Δ.Ε.