Αθήνα 15/05/2018
Αρ. πρωτ.: 873
ΘΕΜΑ: Τήρηση Λογιστικού αρχείου σε Ηλεκτρονική Μορφή.
ΕΡΩΤΗΜΑ
Παρακαλούμε όπως εξετάσετε το ενδεχόμενο το Ταμείο μας, ως Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου που εφαρμόζει το Π.Δ.205/98, να τηρεί το λογιστικό του αρχείο σε ηλεκτρονική και όχι σε έντυπη μορφή, δεδομένου του όγκου των ετήσιων εκτυπώσεων που απαιτούνται (αναλυτικά καθολικά, ημερολόγια, ισοζύγια κτλ). Σημειώνεται ότι οι περισσότερες διατάξεις του Π.Δ. 205/98 προέρχονται από το ΕΓΛΣ (ΠΔ 1123/80) και τον ΚΒΣ (ΠΔ 186/92) ενώ βάσει του Ν. 4308/14 που αφορά τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ε.Λ.Π.) καταργήθηκαν οι διατάξεις του ΕΛΓΣ (ΠΔ 1123/80) και του ΚΦΑΣ (ο οποίος αντικατέστησε τον ΚΒΣ). Επιπλέον στο άρθρο 7 παρ. 2. του Ν. 4308/14 αναφέρεται:
"Tα λογιστικά αρχεία μπορούν να διαφυλάσσονται σε οποιαδήποτε μορφή, εφόσον υπάρχει σύστημα αναζήτησης, εμφάνισης και εκτύπωσης ή αναπαραγωγής αυτών, για τη διευκόλυνση οποιουδήποτε ελέγχου".
Το Ταμείο μας εφαρμόζει μηχανογραφικό σύστημα λογιστικής παρακολούθησης και μπορεί να αναπαράγει και να εκτυπώνει τα λογιστικά αρχεία οποτεδήποτε παραστεί ανάγκη.
ΑΠΑΝΤΗΣΗ
Σύμφωνα με το άρθρο 7 του Ν. 4308/2014 (ΕΛΠ), όπως αυτό ερμηνεύθηκε με την Λογιστική Οδηγία της ΕΛΤΕ, παρέχεται η δυνατότητα διαφύλαξης των τηρούμενων λογιστικών αρχείων (βιβλίων και στοιχείων), σε οποιαδήποτε μορφή (έντυπη ή ηλεκτρονική), ανεξαρτήτως του τρόπου τήρησης αυτών, δηλαδή, είτε αυτά τηρούνται χειρόγραφα, είτε μηχανογραφικά. Μάλιστα δε, υφίσταται η δυνατότητα για λογιστικά αρχεία που, ενώ αρχικώς τηρήθηκαν σε έντυπη μορφή, να ψηφιοποιηθούν εν συνεχεία και να φυλάσσονται στην νέα τους μορφή, ακόμη και κατά την διάρκεια της τρέχουσας περιόδου.
Η δυνατότητα διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων σε ηλεκτρονικά μέσα, παρέχεται για το σύνολο των τηρούμενων, εκδιδόμενων και λαμβανόμενων λογιστικών αρχείων, βιβλίων και παραστατικών κατά περίπτωση, μετά την 31η Δεκεμβρίου 2014.
Τέλος, σημειώνεται ότι το Π.Δ. 1123/1980 δεν καταργήθηκε στο σύνολό του, δεδομένου ότι με βάση την παράγραφο 9 του άρθρου 3 του Ν. 4308/2014, παρέχεται στις οντότητες η δυνατότητα να εφαρμόζουν το σχέδιο λογαριασμών, όπως ισχύει την 31/12/2014. Με βάση την διάταξη αυτήν διατηρούνται σε ισχύ τα παρακάτω σχέδια λογαριασμών:(α) το ΠΔ 1123/1980 «Περί εφαρμογής του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου»,
(β) το ΠΔ 148/1984 «Περί εφαρμογής του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Ασφαλιστικών Επιχειρήσεων και
(γ) το ΠΔ 384/1992 «Περί εφαρμογής Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Τραπεζών».Αυτονόητο είναι, ότι με τα σχέδια λογαριασμών διατηρούνται, ως παρακολουθήματα αυτών, και οι κανόνες λειτουργίας, συλλειτουργίας και συνδεσμολογίας των λογαριασμών.
Το ΠΔ 205/1998 δεν επηρεάζεται από τις προαναφερόμενες μεταβολές.