Αθήνα 31/12/2012
Αρ. πρωτ.:

ΠΟΛ. 1009

ΘΕΜΑ: «Περί κλεισίματος των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου, καθώς και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου, που επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση, οικονομικού έτους 2012».

ΑΠΟΦΑΣΗ
Ο  ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:....κλπ.

ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΜΕ

Α. ΓΕΝΙΚΑ

Με τη λήξη κάθε οικονομικού έτους, γίνεται το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (χρηματικού και υλικού), των διαχειρίσεων των Ν.Π.Δ.Δ. καθώς και των Ν.Π.Ι.Δ., εφόσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση.
Με τη (δ) σχετική Υπουργική Απόφαση, εξουσιοδοτούνται οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών να θεωρήσουν το κλείσιμο των βιβλίων των προαναφερόμενων διαχειρίσεων.
Στην περίπτωση που συμπίπτει το πρόσωπο του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π. Στις διαχειρίσεις του Υπουργείου Οικονομικών ο υπάλληλος ορίζεται από τον Προϊστάμενο της αρμόδιας Δ/νσης Οικονομικής Επιθεώρησης (σχετ. η αριθ. Δ6Α 1000473/03.01.2011 Απόφαση εξουσιοδότησης υπογραφής).
Εξαίρεση της ανωτέρω διαδικασίας του κλεισίματος των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων, αποτελούν οι διαχειρίσεις των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ν.Π.Ι.Δ. που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότησή τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Όργανο. Η θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου. (Σχετική για το θέμα αυτό είναι η υπ' αριθ. 2518/23-9-96 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Υπουργό στις 16-1-1996 και αναφέρεται στο κλείσιμο των βιβλίων των Σχολικών Επιτροπών του Ν. 1894/1990).
Δεν κλείνονται και δεν θεωρούνται τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των Χ.Ε.Π.
Ύστερα από τα ανωτέρω, παρακαλούμε, όπως ορίσετε έγκαιρα τους αρμόδιους υπαλλήλους και παρακολουθήσετε με ιδιαίτερη φροντίδα και προσοχή την εκτέλεση του έργου αυτού, ως και την πιστή εφαρμογή των οδηγιών που δίνονται πιο κάτω. Επειδή στο παρελθόν παρατηρήθηκε καθυστέρηση στο κλείσιμο των βιβλίων από υπαιτιότητα των υπολόγων, οι οποίοι δεν ενημέρωσαν έγκαιρα τα σχετικά βιβλία, θα πρέπει, να επιστήσετε την προσοχή όλων των υπολόγων χρηματικού υλικού της δικαιοδοσίας σας, για την πλήρη ενημέρωση των βιβλίων την 31η Δεκεμβρίου 2012, ώστε να είναι δυνατή η άμεση θεώρησή τους.

Β. ΕΙΔΙΚΑ

1. Ενέργειες νια το κλείσιμο

Κατ' αρχήν θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, δηλαδή τα βιβλία: Ταμείου, Ημερολογίου, Καθολικού, Αποθήκης, Ενσήμων και κάθε άλλου είδους δημοσίου υλικού. Θα εξαχθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται κατατεθειμένα στην Τράπεζα Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ίδρυμα και θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας, στο οποίο θα εμφανίζεται η κίνηση των λογαριασμών. Θα θεωρηθούν τα στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείο με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. Ύστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων, που αναφέρονται πιο πάνω, καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων, με τα οποία ενεργείται η χρεοπίστωση των υπολόγων, θα γραφεί η λέξη «ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ», η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και τέλος, η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε.
Όπου τηρείται μηχανογραφικό σύστημα και τα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά, θα θεωρούνται οι αντίστοιχες εκτυπώσεις.

2. Πρωτόκολλο κλεισίματος

α) Οι πράξεις της προηγουμένης παραγράφου (1), θα αναγράφονται στο πρωτόκολλο κλεισίματος, το οποίο θα συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα και θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.
β) Το πρωτόκολλο κλεισίματος θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει:

I. Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγουμένου οικονομικού έτους.
II. Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τους, στην περίπτωση δε της διαχείρισης υλικών, θα σημειώνονται χωριστά, για κάθε είδος, οι ποσότητες που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπά τους ή το λογιστικό αποτέλεσμα αυτών.
III. Το Ταμειακό υπόλοιπο θα αναλύεται στο ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή, ως και στο ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ίδρυμα και θα επιβεβαιώνεται από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας. Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη, που επιβάλλει τη μη κατάθεσή του στην Τράπεζα και σε καμιά περίπτωση δεν πρέπει να είναι ανώτερο του κατά Νόμο κάθε φορά προβλεπόμενου ορίου.

IV. Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κ.λπ. και τον αύξοντα αριθμό τους (από......μέχρι ....) και
V. Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη διαχείριση και εφόσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της, επισυνάπτοντας και σχετική υπεύθυνη δήλωσή του.

3. Υποβολή πρωτοκόλλων

Ο υπόλογος διαχειριστής υποβάλλει ως ακολούθως:

- Το πρώτο από τα αντίτυπα των πρωτοκόλλων αυτών ο υπόλογος διαχειριστής το επισυνάπτει στα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του και το αποστέλλει στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το Ν.Π., μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, εφόσον η διαχείρισή του υπάγεται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο.
- Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο διαχειριστή και
- Το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται, μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Περιφερειακή Διεύθυνση της Οικονομικής Επιθεώρησης της Γενικής Δ/νσης Οικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Οικονομικών.

Η αρμόδια Περιφερειακή Διεύθυνση της Οικονομικής Επιθεώρησης της Γενικής Δ/νσης Οικονομικής Επιθεώρησης μεριμνά για τη φύλαξή των ως άνω, επί δέκα (10) έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, κατά τα ακόλουθα:

Α. Οι υπηρεσίες υπολόγων των Νομών Αττικής, Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας, Ευβοίας και Κυκλάδων, τα αποστέλλουν στις Διευθύνσεις Οικονομικών Επιθεωρήσεων Αθηνών, Πειραιώς και Ανατολικής Αττικής, ανάλογα με τη χωρική αρμοδιότητα στην οποία ανήκουν, Κολωνού 2 - Τ.Κ. 104 37 ΑΘΗΝΑ.
Β. Των Νομών Θεσσαλονίκης και Πιερίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλονίκης, Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.
Γ. Των Νομών Σερρών, Χαλκιδικής, Κιλκίς, Πέλλας, Φλώρινας, Κοζάνης, Καστοριάς, Γρεβενών και Ημαθίας στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Υπολοίπου Κεντρικής Μακεδονίας, Νικ. Ουρανού 15 - Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.
Δ. Των Νομών Έβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας και Καβάλας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, Μερ. Σερρών 46 - Τ.Κ. 691 00 ΚΟΜΟΤΗΝΗ.
Ε. Των Νομών Ιωαννίνων, ’ρτας, Θεσπρωτίας, Πρέβεζας, Κέρκυρας, Λευκάδας, Κεφαλληνίας και Ζακύνθου, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ηπείρου, Ν. Ζέρβα 28-30 - Τ.Κ. 453 32 ΙΩΑΝΝΙΝΑ.
ΣΤ. Των Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων και Καρδίτσας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 - Τ.Κ. 411 10 ΛΑΡΙΣΑ.
Ζ. Των Νομών Αιτωλοακαρνανίας, Αχαΐας και Ηλείας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Ελλάδας, Αμαλίας - Όθωνος 96 & Τσαμαδού 2 - Τ.Κ. 260 05 ΠΑΤΡΑ.
Η. Των Νομών Κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας και Λακωνίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Πελοποννήσου, Πλατεία Κολοκοτρώνη 22 - Τ.Κ. 221 00 ΤΡΙΠΟΛΗ.
Θ. Των Νομών Λέσβου, Χίου και Σάμου, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Βορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 - Τ.Κ. 811 00 ΜΥΤΙΛΗΝΗ.
I. Των Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Ηρακλείου, Λασιθίου και Δωδεκανήσου στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Κρήτης, Ιδομενέως 28 - Τ.Κ. 712 02 ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ.

4. Διαχειρίσεις Δημοσίων Οικονομικών Υπηρεσιών (Δ.Ο.Υ.)

Επισημαίνουμε ότι, για τις διαχειρίσεις των Δ.Ο.Υ., τα πρωτόκολλα κλεισίματος των βιβλίων τους συντάσσονται σε πέντε (5) αντίτυπα και αποτελούν απαραίτητα δικαιολογητικά των ετησίων λογαριασμών που υποβάλλονται στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Επιβάλλεται λοιπόν το σχετικό κλείσιμο να γίνεται έγκαιρα, για να μην καθυστερεί η υποβολή των λογαριασμών αυτών.
Κατά το κλείσιμο των βιβλίων των Δ.Ο.Υ. θα θεωρούνται και θα κλείνονται μαζί με τα βιβλία της διαχείρισης και τα βιβλία των αρμοδίων Γραφείων Παρακαταθηκών και θα συντάσσεται, για τη διαχείριση αυτή, ιδιαίτερο πρωτόκολλο με πίνακες μετρητών και αυτούσιων παρακαταθηκών σε τρία (3) αντίτυπα, από τα οποία το ένα υποβάλλεται απ' ευθείας στην Κεντρική Διεύθυνση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων (Προϊστάμενο Γραφείου Ελεγκτικού Συνεδρίου).
Η Κεντρική Δ/νση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων δίνει κάθε χρόνο ειδικές οδηγίες για τον τρόπο που θα γίνει η θεώρηση των βιβλίων των κατά τόπους Γραφείων Παρακαταθηκών, με εγκύκλιο της προς τους Προϊσταμένους των Δ.Ο.Υ., οι οποίοι ως Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών, θα κλείσουν και θα θεωρήσουν τα βιβλία του Γραφείου Παρακαταθηκών (Π.Δ. 16/89 άρθρο 4).

5. Διαχειρίσεις Τελωνείων

Οι διαχειρίσεις των Τελωνείων θεωρούνται, για το κλείσιμο των βιβλίων τους, από τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών. Με το κλείσιμο των βιβλίων, συντάσσονται τρία (3) διαφορετικά πρωτόκολλα, τα οποία αντιστοιχούν σε ισάριθμους λογαριασμούς, που έχουν καθιερωθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο, δηλαδή:

- της χρηματικής διαχείρισης
- της διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών και
- της διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών.

Καθένα από τα πρωτόκολλα αυτά θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα.
Το ένα αντίτυπο παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας και θα τίθεται υπόψη του Επιθεωρητή κατά την τακτική Επιθεώρηση του οικονομικού έτους.
Τα δύο αντίτυπα κρατούνται από τον Τελωνειακό υπόλογο, προκειμένου να επισυναφθούν το μεν ένα στους λογαριασμούς της αρμόδιας διαχείρισης, το δε άλλο στους λογαριασμούς της διαχείρισης του επομένου έτους, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις περί «Ελεγκτικού Συνεδρίου».
Το τέταρτο αντίτυπο διαβιβάζεται, μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Οικονομική Επιθεώρηση (ως η ανωτέρω παράγραφος 3).
Ως προς το περιεχόμενο των τριών (3) αυτών πρωτοκόλλων τονίζονται τα παρακάτω:

α) Το πρωτόκολλο χρηματικής διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει, εκτός από τα αναφερόμενα στην παράγραφο 2 των οδηγιών και:

αα) τη χρέωση, δηλαδή τις συνολικές εισπράξεις των εσόδων που πραγματοποιούν τα Τελωνεία υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων,

αβ) την πίστωση, δηλαδή το σύνολο των εισπράξεων που κατατέθηκαν στη Δ.Ο.Υ., με γραμμάτια παραλαβής υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων,

αγ) το σύνολο των εισπράξεων που πραγματοποιήθηκαν για αχρεωστήτως πληρωθέντα ποσά.

β) Το πρωτόκολλο διαχείρισης τελωνειακών παρακαταθηκών πρέπει να περιέχει:

βα) τη χρέωση, δηλαδή το υπόλοιπο εκκρεμών παρακαταθηκών, κατά την έναρξη του οικονομικού έτους και το σύνολο των παρακαταθηκών που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.
ββ) την πίστωση, δηλαδή το συνολικό ποσό των παρακαταθηκών που τακτοποιήθηκαν, είτε με έκδοση τακτικών διπλοτύπων ή τριπλοτύπων είσπραξης, είτε με επιστροφή του ποσού των παρακαταθηκών στους καταθέτες, καθώς και το σύνολο των παρακαταθηκών που παραμένουν εκκρεμείς και τις οποίες θα πρέπει ο υπάλληλος, που κάνει τη θεώρηση, να επαληθεύει την ύπαρξή τους και να γίνεται ειδική μνεία στο Πρωτόκολλο.

γ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών πρέπει να περιλαμβάνει:

γα) τη χρέωση με το υπόλοιπο, κατά την 31 Δεκεμβρίου του προηγουμένου οικονομικού έτους, σε ποσό τεμαχίων ταινιών καπνού, με την αντίστοιχη αξία τους, καθώς και κατά τη διάρκεια του έτους της διαχείρισης,
γβ) Την πίστωση των παραδοθεισών ταινιών καπνού κατά τη διάρκεια της διαχείρισης του υπολόγου και το καταλειπόμενο υπόλοιπο, κατά τη λήξη του οικονομικού έτους με την αντίστοιχη αξία τους.

Τέλος, στη σχετική πράξη θεώρησης των διαχειριστικών βιβλίων (τίτλων είσπραξης εσόδων υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων), θα πρέπει να γράφεται και ο αριθμός του τελευταίου διπλοτύπου που εκδόθηκε.

6. Διαχειρίσεις Ν.Π.

Οι διαχειρίσεις των Ν.Π. κλείνουν και θεωρούν τα βιβλία τους υποχρεωτικά την 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους (άρθρο 11 παρ. 14 & 15 Ν.2954/2001, ΦΕΚ 255/2-11-2001).
Σε περίπτωση που σε κάποια διαχείριση διαπιστωθεί διαχειριστική αταξία, ο υπάλληλος, που θεωρεί το κλείσιμο των βιβλίων, πρέπει να την αναφέρει αμέσως στην Προϊσταμένη του Αρχή ή στην Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π., η οποία, στη συνέχεια, θα μας ενημερώσει, με FAX, για να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα που προβλέπονται από τις σχετικές διατάξεις.
Η διαχειριστική αταξία, που τυχόν διαπιστωθεί, πρέπει να γραφτεί και στο πρωτόκολλο. Επίσης, στο πρωτόκολλο θα πρέπει να αναφέρεται και το νομοθέτημα με το οποίο συστήθηκε το Ν.Π., καθώς και το ΦΕΚ στο οποίο δημοσιεύτηκε η σύσταση, για να είναι δυνατή η επαλήθευση της νομικής του μορφής, ή ο σκοπός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, προκειμένου να ερευνάται και η υλοποίηση του σκοπού αυτού.
Οι διαχειρίσεις των Ο.Τ.Α., καθώς και των Ν.Π. αυτών, θα υποβάλλουν τα πρωτόκολλα κλεισίματος, σύμφωνα με το άρθρο 12 παρ. 8 Ν.2539/1997 (ΦΕΚ 244/4-12-97).

7. Διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής άμυνας.

Η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων των διαχειρίσεων αυτών (χρηματικού & υλικού) για τις διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής ’μυνας, διενεργείται από αξιωματικούς, που ορίζονται με διαταγές των αρμοδίων Υπουργείων (άρθρο 58 Ν.2362/1995).

8. Διαχειρίσεις Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων

Στις Υπηρεσίες αυτές υπάρχουν οι πιο κάτω διαχειρίσεις:

α) Κρατικού Προϋπολογισμού
β) Πάγιας Προκαταβολής
γ) Κεφαλαίων Εργασίας Κρατουμένων
δ) Ταμείου Κέρδους Σιγαρέτων

Ο έλεγχος των διαχειρίσεων θα στρέφεται στα θέματα εκείνα που προβλέπει η αριθ. 5287/10-2-45 εγκύκλιος του Υπουργείου Δικαιοσύνης, όπως ισχύει σήμερα, η οποία έχει κοινοποιηθεί σε όλους τους Διευθυντές Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων.

9. Έγκαιρη εκτέλεση

Οι Διευθύνσεις Οικονομικού των Υπουργείων, καθώς και οι Διευθύνσεις Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Διοίκησης των Γενικών Διευθύνσεων Περιφέρειας, θα πρέπει να δώσουν οδηγίες προς τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών και Ν.Π., των οποίων τον έλεγχο και την εποπτεία ασκούν, ώστε η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων να γίνει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα και όχι πέραν των δύο (2) μηνών.

10. Οδοιπορικά έξοδα

Όπου δεν είναι δυνατή η θεώρηση των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων και χρειαστεί να γίνει από υπαλλήλους που ορίζονται από την Προϊστάμενη Αρχή και οι οποίοι θα μετακινηθούν για το σκοπό αυτό, τα οδοιπορικά έξοδα θα βαρύνουν

α) τον φορέα των Δημοσίων Υπηρεσιών των οποίων θεωρείται η διαχείριση για το κλείσιμο των βιβλίων τους και
β) τα οικεία Νομικά Πρόσωπα των οποίων τα βιβλία θεωρούνται για το κλείσιμο.