Εγκύκλιοι - ΠΟΛ

Αθήνα 02/12/2013
Αρ. πρωτ.: 5041533

ΘΕΜΑ: Καθιέρωση πληροφορικού συστήματος ICISnet και ηλεκτρονικών συναλλαγών, σε πλήρη εφαρμογή.

 ΑΠΟΦΑΣΗ
Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:....κλπ.

ΑΠΟΦΑΣΙΖΟΥΜΕ

Άρθρο 1
Σκοπός και αντικείμενο του ICISnet

Στο Υπουργείο Οικονομικών καθιερώνεται σε πλήρη εφαρμογή πληροφορικό σύστημα Τελωνειακών Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών ICISnet, τη διαχείριση του οποίου έχει η Γενική Διεύθυνση Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης (Ε.Φ.Κ.),το οποίο υποστηρίζει την ηλεκτρονική υποβολή και διαχείριση του συνόλου των τελωνειακών παραστατικών και την ηλεκτρονική επικοινωνία δια μέσου της ανταλλαγής ηλεκτρονικών μηνυμάτων μεταξύ των τελωνειακών αρχών και των εμπλεκομένων οικονομικών φορέων κατά τη διεκπεραίωση των τελωνειακών διαδικασιών και διατυπώσεων.
Η παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών έχει ως σκοπό να ανταποκριθεί στις ανάγκες τόσο των εσωτερικών χρηστών (τελωνειακών υπαλλήλων), όσο και των συναλλασσομένων με τα τελωνεία χρηστών, έτσι ώστε να διεκπεραιώνουν τις τελωνειακές εργασίες από τις εγκαταστάσεις τους.
Το ICISnet υποστηρίζει την ανταλλαγή προκαθορισμένων πληροφοριών με συστήματα της ΕΕ, λοιπά συστήματα του Υπ. Οικονομικών, άλλων Υπουργείων, Υπηρεσιών, Οργανισμών, που κρίνονται απαραίτητες για την εκτέλεση των τελωνειακών διατυπώσεων και διαδικασιών.

Άρθρο 2
Λειτουργικότητα του ICISnet

Το νέο σύστημα ICISnet ενσωματώνει την λειτουργικότητα του ΟΠΣΤ -ICIS, μετασχηματίζοντάς την κατάλληλα σύμφωνα με την ισχύουσα τελωνειακή νομοθεσία και τις σχετικές απαιτήσεις, ενώ προσθέτει και νέα λειτουργικότητα η οποία προκύπτει είτε από προδιαγραφές νέων Κοινοτικών συστημάτων, είτε από νέες εθνικές απαιτήσεις. Τα υπάρχοντα υποσυστήματα του ΟΠΣΤ-ICIS μετασχηματίζονται και εντάσσονται στο ICISnet με τις τεχνολογίες και την αρχιτεκτονική αυτού, έτσι ώστε να υποστηρίζουν τις νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες σε πραγματικό χρόνο και να παρέχουν ένα (το ICISnet) ενιαίο περιβάλλον στους εσωτερικούς (τελωνειακούς), εξωτερικούς (συναλλασσόμενους) χρήστες και το κοινό. Το σύστημα επιπλέον δίνει την δυνατότητα διεξαγωγής δυναμικών ερευνών από τους τελωνειακούς υπαλλήλους, μέσω της εφαρμογής

Άρθρο 3
Χρήστες

Στο σύστημα ICISnet υπάρχουν τρεις γενικές κατηγορίες χρηστών:

1.Εσωτερικοί χρήστες: τελωνειακοί υπάλληλοι και διαχειριστές του συστήματος που έχουν πρόσβαση τόσο στα υπάρχοντα υποσυστήματα, όσο και στις νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω της διαδικτυακής πύλης του ICISnet στο εσωτερικό δίκτυο του Υπουργείου. Στην κατηγορία των εσωτερικών χρηστών, αλλά με άλλες αρμοδιότητες και δικαιώματα εντάσσονται επίσης οι τεχνικοί υπάλληλοι της Δ/νσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
2.Εξωτερικοί εξουσιοδοτημένοι χρήστες: Οικονομικοί φορείς (εισαγωγείς, μεταφορείς, αντιπρόσωποι, διαχειριστές κλπ) οι οποίοι αποκτούν δικαίωμα χρήσης ηλεκτρονικών υπηρεσιών με την προβλεπόμενη διαδικασία πιστοποίησης. Οι χρήστες αυτοί έχουν πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες με διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης σε σχέση με τους εσωτερικούς χρήστες μέσω της ίδιας διαδικτυακής πύλης. Η αλληλεπίδραση με το σύστημα γίνεται με χρήση προσωπικού κωδικού πρόσβασης και ψηφιακών πιστοποιητικών.
3.Εξωτερικοί χρήστες (κοινό) με ελεύθερη πρόσβαση: χρήστες με δυνατότητα ανάκτησης δημοσιευμένων πληροφοριών από τη διαδικτυακή πύλη (portal) του ICISnet στο Internet.

Άρθρο 4
Υποσυστήματα - Υπηρεσίες - Εφαρμογές

Το πληροφορικό σύστημα ICISnet απαρτίζεται από τα παρακάτω υποσυστήματα:

• Διαδικτυακής Πύλης
• Ηλεκτρονικής υποβολής και ενημέρωσης εξέλιξης διαδικασίας
• Δηλωτικών και Διαχείρισης Εμπορευμάτων
• Εισαγωγών - Εξαγωγών
• Διαμετακόμισης
• Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης
• Διαχείρισης Ειδικών Πληροφοριών και Υποθέσεων
• Διαχείρισης Δασμολογίου
• Διαχείρισης Φυσικών και Ανθρωπίνων Πόρων
• Διαχείρισης Αξιών Εμπορευμάτων
• Λήψης Αποφάσεων και Ανάλυσης Κινδύνων (DSS)
• Παρακολούθησης της διαθεσιμότητας και της συνέχειας του συστήματος
• Ηλεκτρονικής Διαχείρισης εγγυήσεων
• Λογιστικής Διαχείρισης και Ηλεκτρονικών Πληρωμών
• Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αδειών/Εγκρισεων
• Ηλεκτρονικής Πιστοποίησης και Διαχείρισης Χρηστών
• Υποστηρικτικών Εφαρμογών.

Άρθρο 5
Πρόσβαση και διαχείριση δεδομένων

1.Η πρόσβαση στα δεδομένα είναι ελεγχόμενη και επιτρέπεται μόνο στις τελωνειακές αρχές και υπηρεσίες ανάλογα με την αρμοδιότητά τους.
2.Επιτρέπεται σε τρίτες αρχές ή υπηρεσίες η πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα μετά από έγκριση του Γενικού Διευθυντή Τελωνείων και ΕΦΚ.
3.Τα δεδομένα του ICISnet τηρούνται για δέκα έτη. Ο χρόνος αυτός δύναται να παραταθεί μόνο για τις ανάγκες διενεργούμενων ελέγχων, μετά από σχετική έγκριση του Υπουργού Οικονομικών. Μετά την παρέλευση του προβλεπόμενου χρόνου τα δεδομένα φυλάσσονται σε ιστορικό αρχείο.
4.Τα δεδομένα του ICISnet μπορούν να αντιγράφονται για λόγους ασφαλείας ή για τεχνικούς λόγους ή στην περίπτωση που η αντιγραφή είναι αναγκαία για τη διενέργεια ελέγχου.
5.Η Τελωνειακή Διοίκηση συνεργάζεται με τη Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και τη ΓΓΠΣ ώστε:

α) να εμποδίζεται η πρόσβαση των μη εξουσιοδοτημένων ατόμων στις εγκαταστάσεις που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία των δεδομένων
β) να εμποδίζεται η ανάγνωση, εισαγωγή, αντιγραφή, μεταβολή ή αφαίρεση δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένα άτομα
γ) να διασφαλίζεται ότι, η μεταβίβαση των δεδομένων μέσω συσκευών ή δικτύων σε άλλες αρχές μπορεί να ελέγχεται και να εξακριβώνεται
δ) να διασφαλίζεται το απόρρητο και το ακέραιο των δεδομένων που βρίσκονται ή διακινούνται από το σύστημα.

Άρθρο 6
Χρόνος έναρξης της πλήρους παραγωγικής λειτουργίας του ICISnet

Την 3-12-2013 τίθεται σε πλήρη παραγωγική λειτουργία το πληροφορικό σύστημα ICISnet.

Άρθρο 7
Βασικά στάδια εκτέλεσης Ηλεκτρονικής συναλλαγής

1.Πιστοποίηση χρηστών και δικαιώματα πρόσβασης στις εφαρμογές.
Η χρήση από τους εξωτερικούς χρήστες των εφαρμογών του πληροφορικού συστήματος επιτρέπεται μόνο από αρμοδίως πιστοποιημένους χρήστες. Η πρόσβαση στις εφαρμογές του συστήματος γίνεται με τη χρήση κωδικών ασφαλείας, την αποκλειστική ευθύνη φύλαξης και χρησιμοποίησης των οποίων έχει ο πιστοποιημένος χρήστης.
Ο τελωνειακός αντιπρόσωπος δύναται να χρησιμοποιεί τις εφαρμογές του συστήματος, μόνο μετά απόπαροχή ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης από τον συναλλασσόμενο τον οποίο εκπροσωπεί, ενώ υπάρχει και δυνατότητα, σε ορισμένες περιπτώσεις, έγγραφης εξουσιοδότησης που προσκομίζεται στο Τελωνείο και καταχωρείται στο υποσύστημα του Μητρώου από τον αρμόδιο τελωνειακό υπάλληλο.
2.Υποβολή των στοιχείων.

α)Ημερομηνία υποβολής:

Ως ημερομηνία υποβολής των τελωνειακών παραστατικών ή αιτήσεων θεωρείται η ημερομηνία αποδοχής τους μέσω του Πληροφορικού Συστήματος Τελωνείων ή από την αρμόδια τελωνειακή αρχή, σε περίπτωση χειρόγραφης εφεδρικής διαδικασίας.

β)Τρόπος υποβολής:

Η υποβολή των στοιχείων κάθε συναλλαγής γίνεται

i.με συμπλήρωση έτοιμης φόρμας, που είναι διαθέσιμη στο Υποσύστημα των Ηλεκτρονικών Υποβολών.
ii.με εισαγωγή σε αρχείο, το οποίο έχει προκαθορισμένη μορφή XML,
iii.με άμεση επικοινωνία πιστοποιημένων με το ICISnet συστημάτων των συναλλασσομένων

γ)Διαδικασία υποβολής:

i.Τα στοιχεία που υποβάλλονται ηλεκτρονικά για κάθε τελωνειακό παραστατικό, πρέπει να είναι σύμφωνα με την καθορισμένη διάρθρωση (μορφότυπο) και το περιεχόμενο των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που έχουν οριστεί και πρέπει να χρησιμοποιηθούν σε κάθε περίπτωση.
ii.Κάθε υποβολή αριθμείται αυτόματα και μοναδικά από το σύστημα με τον αριθμό αναφοράς συναλλαγής.
iii.Κατά την υποβολή το σύστημα πραγματοποιεί τους καθορισμένους ελέγχους και ενημερώνει το χρήστη για την αποδοχή, κοινοποιώντας τον μοναδικό αριθμό καταχώρησης ή για την απόρριψη των στοιχείων της συναλλαγής, εμφανίζοντας τα λάθη.
iv.Μετά την αρχική υποβολή και αποδοχή των δεδομένων της συναλλαγής, ανάλογα με το τελωνειακό παραστατικό που αφορά, μπορεί να υποβληθεί αίτημα από τον υποβάλλοντα για τροποποίηση των στοιχείων ή ακύρωση. Τα αιτήματα αυτά είτε τα επεξεργάζεται αυτόματα το σύστημα ώστε να γίνουν αποδεκτά ή να απορριφθούν, μετά από προκαθορισμένους ελέγχους του συστήματος, είτε τα αξιολογούν οι αρμόδιοι τελωνειακοί υπάλληλοι μετά από εξέταση των λόγων που αναφέρονται σε αυτά.

3.Διενέργεια ελέγχων

α)Μετά την αποδοχή το σύστημα πραγματοποιεί αυτόματα ανάλυση κινδύνου με χρήση των προκαθορισμένων κριτηρίων (Εθνικών ή Κοινοτικών) επικινδυνότητας και παράγει τα ανάλογα αποτελέσματα. Αν μεσολαβήσει τροποποίηση των αρχικών δεδομένων, επαναλαμβάνεται η διαδικασία ανάλυσης κινδύνου.
β)Η αρμόδια Διεύθυνση για τη δημιουργία και διαχείριση των κριτηρίων Κινδύνου, αξιολογεί και αξιοποιεί οποιαδήποτε πληροφορία ή στοιχείο προερχόμενο είτε από τελωνειακό έγγραφο είτε από οποιαδήποτε άλλη πηγή. Όλα τα πεδία του παραστατικού δύναται να αποτελέσουν κριτήρια Ανάλυσης Κινδύνου.
γ)Αν η Τελωνειακή αρχή διαπιστώσει, κατά τον έλεγχο που διενεργεί, ότι τα στοιχεία των τελωνειακών παραστατικών που έγιναν αποδεκτά στο σύστημα είναι ανακριβή, σε σχέση με τα ευρεθέντα, τροποποιεί, συμπληρώνει , διαγράφει δεόντως τα στοιχεία αυτά επιβάλλοντας τις κατά περίπτωση προβλεπόμενες ποινές και πρόστιμα.

4.Καταβολή τελωνειακής οφειλής - Αποδέσμευση Εμπορευμάτων

i.Η καταβολή της τελωνειακής οφειλής, όπου απαιτείται μπορεί να γίνει, είτε στο ταμείο του τελωνείου, είτε ηλεκτρονικά, χρησιμοποιώντας τις διευκολύνσεις που παρέχει το διατραπεζικό σύστημα. Το αποδεικτικό είσπραξης εκτυπώνεται από το σύστημα σε απλό χαρτί Α4 και φέρει κωδικό επαλήθευσης (Hashcode) προκειμένου να υπάρχει δυνατότητα ελέγχου της γνησιότητάς του.
ii.Η αποδέσμευση των εμπορευμάτων πραγματοποιείται με την έκδοση `Αδειας Παράδοσης η οποία εκτυπώνεται από το σύστημα σε απλό χαρτί Α4 και φέρει κωδικό επαλήθευσης (Hashcode) προκειμένου να υπάρχει δυνατότητα ελέγχου της γνησιότητάς του.

5. Ενημέρωση συναλλασσόμενου για την εξέλιξη της συναλλαγής

Η λήψη της ενημέρωσης από τον υποβάλλοντα για την πορεία της συναλλαγής, γίνεται μέσα από τη χρήση των εφαρμογών του συστήματος, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία της αναζήτησης και προβολής των στοιχείων αυτής, καθώς και των σχετικών μηνυμάτων ιστορικότητας της υπό εξέταση συναλλαγής.

Άρθρο 8
Τήρηση αρχείου

1.Ο οικονομικός φορέας τηρεί σε ηλεκτρονικό αρχείο όλες τις υποβαλλόμενες δηλώσεις και φυλάσσει όλα τα σχετικά με τις συναλλαγές του έγγραφα, τα όποια θέτει στη διάθεση των τελωνειακών αρχών σε περίπτωση ελέγχου.
2.Το αρχείο αυτό τηρείται στην έδρα του οικονομικού φορέα ή σε άλλη εγκατάσταση αυτού εντός της ίδιας τελωνειακής περιφέρειας ή στην έδρα του νομίμου αντιπροσώπου του, με σχετική γνωστοποίηση στην κατά τόπο αρμόδια τελωνειακή αρχή και παροχή έγκρισης από τον προϊστάμενο αυτής.
3.Το εν λόγω αρχείο διατηρείται για 10 (δέκα) έτη και οπωσδήποτε για όσο χρόνο εκκρεμεί σχετική υπόθεση ενώπιον των Διοικητικών Δικαστηρίων ή του Συμβουλίου Επικρατείας.

Άρθρο 9
Μη διαθεσιμότητα του πληροφορικού συστήματος

Σε περίπτωση που το πληροφορικό σύστημα δεν είναι διαθέσιμο στους συναλλασσόμενους με τα τελωνεία, για οποιοδήποτε λόγο, η διεξαγωγή των τελωνειακών διαδικασιών γίνεται με εφεδρικές διαδικασίες, σύμφωνα με τις κείμενες κατά περίπτωση διατάξεις.

Άρθρο 10
Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.