Αθήνα 05/11/2019
Αρ. πρωτ.: 2275

ΘΕΜΑ: Υποχρέωση τήρησης καρτελών αποθήκης.

ΕΡΩΤΗΜΑ

Η Ανώνυμη Εταιρεία (ΑΕ) ή η Ιδιωτική Κεφαλαιουχική Εταιρεία (ΙΚΕ), έχει υποχρέωση τήρησης καρτελών αποθήκης (Βιβλίου Αποθήκης);

ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Το λογιστικό σύστημα της οντότητας, κατ΄ αρχήν, παρακολουθεί σε αρχείο κάθε στοιχείο του ισολογισμού, καθώς και κάθε μεταβολή αυτού.
Σύμφωνα με την παράγραφο 10, του άρθρου 3 του Ν. 4308/2014, η οντότητα που συντάσσει ισολογισμό, χρησιμοποιεί το διπλογραφικό λογιστικό σύστημα για την παρακολούθηση του αρχείου κάθε συναλλαγής και γεγονότων, τα οποία πραγματοποιούνται στην διάρκεια της περιόδου αναφοράς, «καθώς και των προκυπτόντων πάσης φύσεως εσόδων, κερδών, εξόδων, ζημιών, αγορών και πωλήσεων περιουσιακών στοιχείων, εκπτώσεων και επιστροφών, φόρων, τελών και των πάσης φύσεως εισφορών σε ασφαλιστικούς οργανισμούς».
Για την καταχώριση και παρακολούθηση των ανωτέρω συναλλαγών, η οντότητα τηρεί (άρθρο 3, παρ. 10, ως άνω):

«α) Αρχείο στο οποίο καταχωρείται αναλυτικά κάθε συναλλαγή και γεγονός (ημερολόγιο).
β) Αρχείο με τις μεταβολές κάθε τηρούμενου λογαριασμού (αναλυτικό καθολικό).
γ) Σύστημα συγκέντρωσης του αθροίσματος των αυξήσεων και μειώσεων (χρεώσεων και πιστώσεων), καθώς και το υπόλοιπο κάθε τηρούμενου λογαριασμού (ισοζύγιο)».

Εκτός από τα ως άνω τρία (υποχρεωτικά) αρχεία, η οντότητα τηρεί, κατά περίπτωση, τα παρακάτω βιβλία (αρχεία), με ημερομηνία αναφοράς, την ημερομηνία σύνταξης του ισολογισμού (άρθρο 4, Ν. 4308/2014):

«1. Αρχείο ενσώματων και άυλων πάγιων περιουσιακών στοιχείων.
2. Αρχείο επενδύσεων σε χρεωστικούς τίτλους, τίτλους καθαρής θέσης και λοιπούς τίτλους.
3. Αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων.
4. Αρχείο αποθεμάτων τρίτων.
5. Αρχείο λοιπών περιουσιακών στοιχείων.
6. Αρχείο λογαριασμών καθαρής θέσης.
7. Αρχείο λογαριασμών υποχρεώσεων.
8. Αρχείο περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων σε ξένο νόμισμα.
9. Πληροφορίες ενδέχεται να παρέχονται από άλλα αρχεία, ή από συνδυασμό αρχείων».

Επομένως, από τις διατάξεις του Ν. 4308/2014, δεν προκύπτει η υποχρέωση τήρησης βιβλίου (αρχείου) αποθήκης, ή καρτελών αποθήκης.

Το γεγονός ότι ο νόμος δεν επιβάλλει νομική υποχρέωση για τήρηση «Βιβλίου Αποθήκης» συνάγεται, τόσο από σχετική ρητή αναφορά στην αιτιολογική έκθεση αυτού, όσο και από το ότι στις οικείες διατάξεις (άρθρο 5) εξειδικεύεται με σαφήνεια ο τρόπος εκπλήρωσης της γενικής υποχρέωσης για την διακίνηση των αποστελλόμενων και παραλαμβανόμενων αποθεμάτων, καθώς και για τις δικλίδες ασφαλείας που πρέπει να τηρούνται, ως προς την τεκμηρίωση της αξιοπιστίας των πράξεων αυτών.
Έτσι, στις παραγράφους 8 έως και 12 του άρθρου 5 του ως άνω νόμου, καθορίζονται οι ελάχιστες προϋποθέσεις για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων της οντότητας, αναφορικά με την παρακολούθηση της διακίνησης των αποθεμάτων.

Συγκεκριμένα ορίζεται, ότι οι υποχρεώσεις αυτές εκπληρώνεται, όταν τηρούνται με τάξη, πληρότητα και ορθότητα τα παραστατικά στοιχεία διακίνησης, ή τα τιμολόγια πώλησης, ή οι αποδείξεις λιανικής πώλησης, που εκδίδονται ή λαμβάνονται για τις διακινήσεις των αγαθών, ώστε η οντότητα να είναι σε θέση να τεκμηριώνει οποτεδήποτε και, σε κάθε περίπτωση ελεγκτικών επαληθεύσεων, τις πράξεις αυτές.
Συνεπώς, από τα ανωτέρω προκύπτει, ότι δεν γεννάται υποχρέωση ενημέρωσης ή τήρησης ιδιαίτερου αρχείου για τα διακινούμενα αγαθά κατά ποσότητα ή και αξία («Βιβλίο Αποθήκης»).
Πάντως, ανεξαρτήτως του ως άνω πλαισίου, κάθε οικονομική οντότητα δύναται, χωρίς να υποχρεούται, να τηρεί με ηλεκτρονικό ή χειρόγραφο τρόπο, για διαχειριστικούς σκοπούς.

Στην περίπτωση αυτή, κατ΄ ελάχιστον, θα πρέπει να τηρούνται οι σχετικές διατάξεις του άρθρου 5 του Ν. 4308/2014.