Αθήνα 24/08/2006
Αρ. Πρωτ.:  1076349/587/0015
ΠΟΛ. 1106
 

ΘΕΜΑ: Μηχανογραφική τήρηση βιβλίων με τη χρησιμοποίηση λογισμικού που είναι εγκατεστημένο σε Η/Υ που βρίσκεται στο εξωτερικό.

Με αφορμή ερωτήματα που μας υποβλήθηκαν αναφορικά με το θέμα, σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα:

1. Με τις διατάξεις του άρθρου 22 του Κ.Β.Σ. (Π.Δ. 186/1992) ορίζεται ότι ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά μέσα για την τήρηση των βιβλίων ή και την έκδοση των στοιχείων υπάγεται και στις διατάξεις των άρθρων 23, 24 και 25, οι οποίες κατισχύουν των αντίστοιχων σχετικών διατάξεων του Κώδικα αυτού. Στις περιπτώσεις που εφαρμόζεται σύστημα χειρόγραφο και μηχανογραφικό ισχύουν οι αντίστοιχες κατά περίπτωση διατάξεις.
2. Επίσης με τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 23 του Κ.Β.Σ. ορίζεται ότι ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό υπολογιστή (Η/Υ) για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση των στοιχείων υποχρεούται:

α) Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού στην ελληνική γλώσσα, που αναφέρεται τουλάχιστον στην εφαρμογή των διατάξεων του Κώδικα αυτού και το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σ΄ αυτό.
β) Να θέτει στη διάθεση του προϊσταμένου της Δ.Ο.Υ. το κατάλληλο προσωπικό για τη χρήση του λογισμικού της επιχείρησης, για όσο χρόνο απαιτηθεί κατά τη διάρκεια του ελέγχου και να επιτρέπει σε συνεργείο ελέγχου που συμμετέχει και υπάλληλος με ειδικότητα πληροφορικής την απευθείας λήψη οποιουδήποτε στοιχείου ή πληροφορίας από τα αρχεία του ηλεκτρονικού υπολογιστή.
γ) Να διαφυλάσσει εκτός από τα βιβλία και στοιχεία που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 21 του Κώδικα αυτού τα μηνιαία ισοζύγια του γενικού καθολικού, τις μηνιαίες καταστάσεις του βιβλίου αποθήκης, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους και το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού.

3. Τέλος με τις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 23 του Κ.Β.Σ. ορίζεται μεταξύ άλλων ότι το λογισμικό πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Κ.Β.Σ., όπως ισχύουν κάθε φορά και επιπλέον πρέπει να έχει τη δυνατότητα, μεταξύ άλλων, ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών από τους επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας ανάλογης με εκείνη του Ε.Γ.Λ.Σ. ή των κλαδικών λογιστικών σχεδίων, εφόσον προορίζεται για επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν.
4. Με τις διατάξεις που προαναφέρονται παρέχεται η δυνατότητα στους επιτηδευματίες να τηρούν τα βιβλία τους του Κ.Β.Σ. (Α΄, Β΄ ή Γ΄ κατηγορίας) με μηχανογραφικό τρόπο, δηλαδή με τη χρήση Η/Υ και κατάλληλου λογισμικού (προγράμματος) και ορίζονται αφενός οι υποχρεώσεις τους λόγω της τήρησης των βιβλίων τους κατ΄ αυτό τον τρόπο και αφετέρου οι προδιαγραφές τις οποίες πρέπει να πληροί το πρόγραμμα, χωρίς να τίθεται ως προϋπόθεση για την τήρηση των βιβλίων τους με μηχανογραφικό τρόπο ο Η/Υ στον οποίο είναι εγκατεστημένο το πρόγραμμα να βρίσκεται σε δική τους εγκατάσταση. Είναι λοιπόν φανερό ότι τα βιβλία των επιτηδευματιών δύνανται να τηρούνται μηχανογραφικά με τη χρησιμοποίηση προγράμματος το οποίο είναι εγκατεστημένο σε Η/Υ που βρίσκεται είτε σε δική τους επαγγελματική εγκατάσταση είτε σε επαγγελματική εγκατάσταση ημεδαπής ή αλλοδαπής επιχείρησης.
Στην περίπτωση εγκατάστασης του προγράμματος σε Η/Υ ο οποίος βρίσκεται στην επαγγελματική εγκατάσταση αλλοδαπής επιχείρησης, η οποία παρατηρείται κυρίως όταν η αλλοδαπή επιχείρηση είναι μητρική εταιρία και με την οποία επιτυγχάνεται καλύτερη οργάνωση και πληροφόρηση των εταιριών του ομίλου, μείωση των δαπανών μηχανοργάνωσης κ.λπ., απαιτείται μεταξύ άλλων, όπως προκύπτει από τις προαναφερόμενες διατάξεις, τις λοιπές διατάξεις του άρθρου 23 του Κ.Β.Σ., τις διατάξεις των άρθρων 5, 6, 7, 17, 21 και 24 του ίδιου Κώδικα και τις θέσεις της Διοίκησης, να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

α) Τα βιβλία του επιτηδευματία να ενημερώνονται και εκτυπώνονται με τον τρόπο και στο χρόνο που ορίζεται από τις διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, πράγμα που σημαίνει ότι το πρόγραμμα πρέπει να έχει τη δυνατότητα, όσον αφορά τα βιβλία Α΄ ή Β΄ κατηγορίας, να αναπτύσσει σ΄ αυτά τις κατάλληλες στήλες και όσον αφορά τα βιβλία Γ΄ κατηγορίας, να αναπτύσσει σ΄ αυτά τους κωδικούς αριθμούς και τους τίτλους των λογαριασμών του Ε.Γ.Λ.Σ. ή του οικείου κλαδικού λογιστικού σχεδίου και βεβαίως και στη μία και στην άλλη περίπτωση να πραγματοποιεί τις οικείες εκτυπώσεις.
Προκειμένου για επιτηδευματία με βιβλία Γ΄ κατηγορίας το πρόγραμμα θεωρείται ότι έχει αυτή τη δυνατότητα και όταν η εισαγωγή των δεδομένων σ΄ αυτό (πληκτρολόγηση) γίνεται μεν με βάση όσα ορίζονται από αλλοδαπό λογιστικό σχέδιο, αλλά υπάρχει αντιστοίχιση κάθε λογαριασμού του αλλοδαπού λογιστικού σχεδίου με τον οικείο λογαριασμό του Ε.Γ.Λ.Σ. ή του οικείου κλαδικού λογιστικού σχεδίου κατά περίπτωση και με την εισαγωγή των δεδομένων στο πρόγραμμα γίνεται ενημέρωση/μεταφορά των δεδομένων από το λογαριασμό του αλλοδαπού λογιστικού σχεδίου στον αντίστοιχο λογαριασμό του Ε.Γ.Λ.Σ. ή του οικείου κλαδικού λογιστικού σχεδίου και βεβαίως διενεργούνται οι οικείες εκτυπώσεις. Σ΄ αυτή την περίπτωση στο αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του προγράμματος πρέπει να εμφανίζονται, μεταξύ των άλλων, ο τρόπος λειτουργίας των αρχείων και η διασύνδεσή τους, καθώς και η αντιστοιχία των λογαριασμών του αλλοδαπού λογιστικού σχεδίου με τους λογαριασμούς του Ε.Γ.Λ.Σ. ή του οικείου κλαδικού λογιστικού σχεδίου.
Τα δύο προηγούμενα εδάφια ισχύουν ανάλογα και προκειμένου για επιτηδευματία με βιβλία Α΄ ή Β΄ κατηγορίας.
β) Εάν οι εντολές, οδηγίες, μάσκες, μενού του προγράμματος είναι σε αλλοδαπή γλώσσα, θα πρέπει στο αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του προγράμματος να υπάρχει, εκτός των άλλων, μετάφραση αυτών στην ελληνική γλώσσα.
γ) Η πρόσβαση από την επαγγελματική εγκατάσταση του επιτηδευματία σε όλα τα αρχεία του προγράμματος κατά τις εργάσιμες γι΄ αυτόν ώρες να είναι ακώλυτη.
δ) Μέχρι την εκτύπωση των οικείων δεδομένων των αρχείων του προγράμματος να διαφυλάσσονται τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης αυτών των δεδομένων. Για τα δεδομένα που παρέχεται ευχέρεια μη εκτύπωσής τους (αναλυτικά καθολικά κ.λπ.), τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης αυτών πρέπει να διαφυλάσσονται μέχρι το χρόνο που ορίζεται από τις διατάξεις του άρθρου 21 του Κ.Β.Σ.

5. Τέλος επισημαίνεται ότι η εισαγωγή των δεδομένων στο πρόγραμμα (πληκτρολόγηση) και η οριστικοποίησή τους (λογιστικοποίηση) μπορεί να πραγματοποιείται από την επαγγελματική εγκατάσταση της αλλοδαπής επιχείρησης, με την προϋπόθεση ότι:

α) τα πρωτότυπα δικαιολογητικά των εγγραφών τηρούνται στην ελληνική επικράτεια κατά τα οριζόμενα από τις διατάξεις του άρθρου 21 του Κ.Β.Σ., επιφυλασσομένων των διατάξεων του άρθρου 18α του ίδιου Κώδικα και

β) οι σχετικές εκτυπώσεις (του βιβλίου Α΄ ή Β΄ κατηγορίας, των ημερολογίων, του ισοζυγίου λογαριασμών «Γενικού – Αναλυτικών Καθολικών» κ.λπ.) διενεργούνται στην επαγγελματική εγκατάσταση του επιτηδευματία.

6. Από την έκδοση της παρούσας κάθε άλλη θέση μας αντίθετη με όσα προαναφέρονται παύει να ισχύει.