Αθήνα, 21 Νοεμβρίου 2003
Αριθμ.Πρωτ.: 090/16
ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΑΡ.: 88
ΘΕΜΑ: Αρμοδιότητες των Παραρτημάτων.
ΣΧΕΤΙΚΗ : Η Εγκύκλιος ΙΚΑ 140/77 .
Όπως είναι γνωστό, σύμφωνα με τον Οργανισμό του Ιδρύματος τα Παραρτήματα αποτελούν αποκεντρωμένες γεωγραφικά μονάδες, επιπέδου Τμήματος των Υποκαταστημάτων (Περιφερειακών και Τοπικών), στα οποία υπάγονται. Ως έργο έχουν την επί τόπου παροχή εξυπηρέτησης προς τους ασφαλισμένους και εργοδότες της ασφαλιστικής περιοχής τους και την άσκηση αποφασιστικής αρμοδιότητας επί των ασφαλιστικών θεμάτων, ύστερα από σχετική απόφαση εκχώρησης αρμοδιοτήτων του Προϊσταμένου του Υποκαταστήματος, στο οποίο υπάγονται. Οι Μονάδες αυτές ως προς τα θέματα του καθορισμού της ασφαλιστικής περιοχής τους και της διαδικασίας στελέχωσής τους εξομοιώνονται προς τα Υποκαταστήματα.
Επίσης στο άρθρο 27 του προαναφερόμενου Οργανισμού αναφέρονται οι εργασίες κατά τομέα λειτουργίας οι οποίες διεκπεραιώνονται από τις Μονάδες του Ιδρύματος ενώ στην παράγραφο 4 του ίδιου άρθρου αναφέρεται: «Οι αρμοδιότητες των Παραρτημάτων περιορίζονται στα θέματα που τους ανατίθενται με απόφαση εκχώρησης αρμοδιοτήτων του Προϊσταμένου του Υποκαταστήματος στο οποίο υπάγονται».
Στην Εγκύκλιο 140/77 αναφέρονται οι εργασίες κατά τομέα λειτουργίες οι οποίες διεκπεραιώνονται από τα Παραρτήματα. Το κείμενο όμως της παραπάνω Εγκυκλίου, κρίνεται ότι είναι ανεπίκαιρο λόγω της εκπόνησης του Οργανισμού του Ιδρύματος (Π.Δ. 266/89, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει σήμερα) και της υλοποίησης νέων διαδικασιών (κατάργηση χειρόγραφων διαδικασιών) μετά την πανελλαδική εφαρμογή της Α.Π.Δ.
Ύστερα από τα προαναφερόμενα, κρίθηκε σκόπιμο, σε συνεργασία με τις καθ’ ύλην αρμόδιες Διευθύνσεις να επαναδιατυπωθούν οι αρμοδιότητες των Παραρτημάτων, ώστε να εναρμονισθούν με τις νέες διαδικασίες που ήδη εφαρμόζονται στα πλαίσια ανάπτυξης και υλοποίησης του Προγράμματος Εκσυγχρονισμού του Ιδρύματος.
Οι παρακάτω κατά αντικείμενα αρμοδιότητες αφορούν το σύνολο των αρμοδιοτήτων που το Υποκατάστημα δύναται να εκχωρήσει στα Παραρτήματα που υπάγονται σ΄ αυτό.
Ανάλογα με τη στελέχωση, τις τοπικές συνθήκες, τον όγκο συναλλαγής και άλλους παράγοντες που κρίνονται αναγκαίοι, δύναται να εκχωρηθούν λιγότερες ή περισσότερες αρμοδιότητες από όσες αναφέρονται παρακάτω. Κρίνεται σκόπιμο πριν την εκχώρηση περισσοτέρων αρμοδιοτήτων να ενημερώνεται η Διεύθυνσή μας προκειμένου σε συνεργασία με τις καθ΄ ύλην αρμόδιες Διευθύνσεις να εξετασθεί η δυνατότητα της σχετικής εκχώρησης.
Α΄ ΕΣΟΔΑ
1. Μητρώο Εργοδοτών Διαχείριση παραστατικών και διεκπεραίωση των απαιτούμενων ενεργειών για την εγγραφή, διαγραφή ή μεταβολή των τηρουμένων στο Μητρώο Εργοδοτών στοιχείων.
2. Αναλυτικές Περιοδικές Δηλώσεις Παραλαβή Α.Π.Δ. και διόρθωση δοκιμίων λαθών Α.Π.Δ.
3. Είσπραξη Εισφορών Έκδοση Παραστατικών για είσπραξη τρεχουσών και καθυστερούμενων εισφορών (ΓΕΤΕ, Προσωρινά Γραμμάτια κ.λ.π.)
4. Έλεγχος Εργοδοτών
α) Διενέργεια επιτόπιων επισκέψεων στις επιχειρήσεις (κοινές και οικοδομικές) της ασφαλιστικής περιοχής αρμοδιότητας του Παραρτήματος για την εξακρίβωση των υπαγομένων στην ασφάλιση του Ι.Κ.Α. προσώπων.
β) Διενέργεια τακτικών ουσιαστικών ελέγχων για τη διαπίστωση της ορθής ασφαλιστικής τακτοποίησης των υπαγομένων στην ασφάλιση του Ι.Κ.Α. προσώπων και της καταβολής των αντίστοιχων ασφαλιστικών εισφορών.
γ) Τήρηση, ενημέρωση, αρχειοθέτηση όλων των προβλεπόμενων από τις ισχύουσες οδηγίες, παραστατικών για τον έλεγχο των εργοδοτών.
δ) Σύνταξη καταλογιστικών Πράξεων (Π.Ε.Ε., Π.Ε.Π.Τ.,Π.Ε.Π.Ε.Ε., Π.Ε.Α.Π., Π.Ε.Π.Α.Ε.).
ε) Σύνταξη και αποστολή κάθε μήνα των Μηνυτήριων Αναφορών στο Υποκατάστημα στο οποίο υπάγεται το Παράρτημα.
στ) Χορήγηση βεβαιώσεων ασφαλιστικής ενημερότητας και Υπηρεσιακών Σημειωμάτων στους εργοδότες.
ζ) Διαπιστωτικές (προπαρασκευαστικές) ενέργειες για τη διαγραφή, τη μείωση, τον συμψηφισμό και την επιστροφή πάσης φύσεως εισφορών καθώς και για τον καθορισμό Συντελεστή Εργατικής Δαπάνης, Δημοσίων Έργων.
5. Αναγνώριση Ημερών Εργασίας
α) Έκδοση απαντήσεων στις περιπτώσεις αποδοχής καταγγελίας ασφαλισμένου.
β) Διαπιστωτικές (προπαρασκευαστικές) ενέργειες για την έκδοση αποφάσεων σχετικά με την αναγνώριση στην ασφάλιση του ΙΚΑ ημερών εργασίας (ΥΔΑΑΒ, διαπιστώσεις, μερική ή συνολική απόρριψη καταγγελίας εργαζομένου).
γ) Αποφάσεις εγκριτικές ή απορριπτικές για τη συνέχιση της ασφάλισης προαιρετικά.
δ) Αποφάσεις αναγνώρισης στην ασφάλιση του Ι.Κ.Α. στρατιωτικής υπηρεσίας, διαφόρων, προϋπηρεσιών στην Ελλάδα και το εξωτερικό και πλασματικού χρόνου βάσει ειδικών διατάξεων.
ε) Τήρηση, ενημέρωση, αρχειοθέτηση των προβλεπόμενων από τις ισχύουσες οδηγίες παραστατικών για την παρακολούθηση, καταβολής των αντίστοιχων εισφορών.
6. Υπαγωγή στην Ασφάλιση Ειδικών Επαγγελματικών Κατηγοριών
α) Αποφάσεις εγκριτικές ή απορριπτικές σχετικά με την υπαγωγή στην ασφάλιση του Ι.Κ.Α. με βάση ειδικές διατάξεις νόμων και ειδικούς κανονισμούς προσώπων διαφόρων επαγγελματικών κατηγοριών.
β) Τήρηση, ενημέρωση, αρχειοθέτηση των προβλεπόμενων από τις ισχύουσες οδηγίες παραστατικών.
7. Καταβολή αδειοδωροσήμου εργατοτεχνιτών οικοδόμων
8. Καθυστερούμενες Εισφορές
α) Είσπραξη καθυστερούμενων εισφορών με Προσωρινά Γραμμάτια Είσπραξης, ενημερώνοντας παράλληλα τον οφειλέτη ότι Ενημερωτικό Σημείωμα για το υπόλοιπο της οφειλής δύναται να χορηγηθεί από το Υποκατάστημα στο οποίο υπάγεται το Παράρτημα.
β) Σύνταξη Ημερησίας Κατάστασης Είσπραξης Καθυστερούμενων Εισφορών με επισύναψη των εκδοθέντων Προσωρινών Γραμματίων.
γ) Αποστολή κάθε 1η, 11η και 21η κάθε μήνα των Ημερησίων Καταστάσεων Είσπραξης Καθυστερούμενων Εισφορών και των επισυναπτόμενων Προσωρινών Γραμματίων στο Υποκατάστημα που υπάγεται το Παράρτημα για την ενημέρωση των σχετικών βιβλίων - πινακίδων.
δ) Σύνταξη Μηνιαίου Xρηματικού Καταλόγoυ για τις εκδοθείσες καταλογιστικές πράξεις (Π.Ε.Ε., Π.Ε.Π.Τ., Π.Ε.Π.Ε.Ε., Π.Ε.Α.Π., Π.Ε.Π.Α.Ε.) και διαβίβασή τους το αργότερο μέχρι την 10η ημέρα του επομένου από την έκδοση των προαναφερομένων Πράξεων μήνα στο Υποκατάστημα στο οποίο υπάγεται το Παράρτημα για την ενημέρωση των σχετικών βιβλίων - πινακίδων.
Επισημαίνεται ότι αναλυτικές οδηγίες σχετικά με τις διαδικασίες των καθυστερούμενων εισφορών θα χορηγηθούν σύντομα από την καθ΄ ύλην αρμόδια Διεύθυνση Εσόδων και Ασφάλισης με Γενικό Έγγραφο.
Β΄ ΠΑΡΟΧΕΣ
1. Παροχές Ασθενείας
α) Παραλαβή των δικαιολογητικών των δικαιούχων παροχών σε χρήμα και πληρωμή των παροχών αυτών.
β) Τήρηση και ενημέρωση πινακίδων παροχών.
γ) Σύνταξη έκθεσης ελέγχου μετά από έρευνα διαπίστωσης των συνθηκών επέλευσης ατυχήματος. Υποβολή του σχετικού φακέλου στο Υποκατάστημα, στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγεται το Παράρτημα, προκειμένου να εκδοθεί από το Διευθυντή του Υποκαταστήματος απόφαση για το χαρακτηρισμό του ατυχήματος.
δ) Καταβολή στους ασφαλισμένους και συνταξιούχους των εξόδων μετακίνησης και τυχόν ημερήσιας αποζημίωσης, ύστερα από έγκριση που χορηγείται από το Υποκατάστημα στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγεται το Παράρτημα και χορήγηση δελτίου μετακίνησης.
ε) Παραλαβή των δικαιολογητικών και καταβολή των παροχών σε είδος (λουτροθεραπεία, αεροθεραπεία, πρόσθετα είδη, έκτακτη Ιατρική και Νοσοκομειακή Περίθαλψη) με βάση την απόφαση που εκδόθηκε από το Διευθυντή του Υποκαταστήματος στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγεται το Παράρτημα.
Γ΄ ΜΗΤΡΩΟ ΑΣΦΑΛΙΣΜΕΝΩΝ
1. Χορήγηση Αριθμού Μητρώου ΙΚΑ στους ασφαλισμένους και διαχείριση των σχετικών παραστατικών.
2. Διαχείριση παραστατικών για τη Μεταβολή των στοιχείων του Μητρώου Ασφαλισμένων και έκδοση των σχετικών αποφάσεων.
3. Έκδοση και θεώρηση των ατομικών και οικογενειακών βιβλιαρίων υγείας των ασφαλισμένων.
4. Έκδοση και παραλαβή εντύπων χωρών Ευρωπαϊκής Ένωσης καθώς και χωρών με διμερή σύμβαση, σχετικών με δικαίωμα παροχών ασθενείας, σε διακινούμενους ασφαλισμένους.
5. Χορήγηση βεβαιώσεων στους ασφαλισμένους σχετικών με στοιχεία της ασφάλισής τους όπως αυτά προκύπτουν από τα Ασφαλιστικά Βιβλιάρια που προσκομίζουν οι ασφαλισμένοι (π.χ. ΟΕΚ, ΑΣΕΠ κ.λ.π.).
6. Έκδοση αποφάσεων εξαίρεσης κλάδου ασθενείας σε είδος του ΙΚΑ στους ασφαλισμένους.
7. Διενέργεια όλων των απαραίτητων εργασιών για ενημέρωση του ατομικού λογαριασμού των ασφαλισμένων για περίοδο απασχόλησης έως 31/12/2001 (Ανακεφαλαίωση ΔΑΤΕ, σφράγιση ΠΕΕ, παραλαβή ΥΔΑΑΒ κ.λ.π.).
8. Διαχείριση αιτήσεων για επανέκδοση αποσπάσματος ατομικού λογαριασμού ασφάλισης λόγω απώλειας, για περίoδo απασχόλησης από 1-1-2002 και μετά.
Δ΄ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ
1. Οικονομική Διαχείριση Ο Προϊστάμενος του Παραρτήματος διαχειρίζεται με απόδοση λογαριασμού δύο φορές το μήνα και ειδικότερα την 15η και την τελευταία ημέρα αυτού, τα εξής:
α) Τη χορηγούμενη από το Υποκατάστημα μηναία πίστωση.
β) Τις εισπράξεις από ασφαλιστικές εισφορές,
γ) Τις εισπράξεις από καθυστερούμεvες εισφορές.
δ) Την πάγια μηνιαία πίστωση του μικρού Ταμείου.
ε) Τις πληρωμές παροχών και λοιπών δαπανών του Παραρτήματος και πληρωμές τρίτων.
Για τις εισπράξεις θα εκδίδονται προσωρινά γραμμάτια είσπραξης από στελέχη (τετραπλότυπα κ.λ.π.) σφραγισμένα και μονογραφημένα από το αρμόδιο όργανο του Υποκαταστήματος, στην αρμοδιότητα του οποίου υπάγεται το Παράρτημα.
Οι εισπράξεις και πληρωμές καταχωρούνται σε ειδικά βιβλία, τα ημερολόγια εισπράξεων - πληρωμών (αριθμ. τυπ. 2004385 και 2004386 αντίστοιχα), που προηγουμένως θα έχουν αριθμηθεί και μονογραφηθεί από το Διευθυντή του Υποκαταστήματος. Οι καταχωρήσεις αυτές γίνονται την επόμενη της πραγματοποίησής τους.
Σε κάθε έντυπο πληρωμής παροχών (εντολή) και αποδείξεων των λοιπών πληρωμών πρέπει να τίθεται, μέσα σε χαρακτηριστικό κύκλο, ο αύξων αριθμός του βιβλίου ημερολογίου με κόκκινο μολύβι, για να διευκολύνεται ο υπάλληλος του Υποκαταστήματος που θα ελέγχει τις καταχωρήσεις αυτές.
Από τα βιβλία - ημερολόγια αυτά, το διάτρητο ψύλλο, στο τέλος κάθε μήνα κόβεται και υποβάλλεται μαζί με τα σχετικά δικαιολογητικά στο αρμόδιο Υποκατάστημα, για τον έλεγχο των καταχωρήσεων και την έκδοση των οριστικών παραστατικών (Ταμειακών ή Συμψηφιστικών).
2. Κατάθεση πλεονασμάτων Ο Προϊστάμενος του Παραρτήματος πρέπει να καταθέτει σε Τράπεζα τις πλεονάζουσες εισπράξεις του, με την εντολή μεταφοράς τους στο Κατάστημα της Τράπεζας της έδρας του αρμοδίου Υποκαταστήματος (Περιφερειακού ή Τοπικού) και σε πίστωση του λογαριασμού ταμειακής κίνησης αυτού. Οι καταθέσεις αυτές καταχωρούνται, όπως είναι ευνόητο, στο ημερολόγιο πληρωμών με δικαιολογητικά τη σχετική απόδειξη κατάθεσης της Τράπεζας.
Σε εξαιρετικές περιπτώσεις και μετά από έγκριση της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών της Διοίκησης Ι.Κ.Α., το αρμόδιο Υποκατάστημα μπορεί να τηρεί (επ’ ονόματί του) λογαριασμό ταμειακής κίνησης σε Τράπεζα της έδρας του Παραρτήματος, ο οποίος θα χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την εξυπηρέτηση του Παραρτήματος. Για τη μεταφορά των πλεονασμάτων των, θα τηρούνται από τα Υποκαταστήματα οι γενικότερες οδηγίες μας (σχετικό το Γ32/432/16.9.03 έγγραφό μας).
3. Διαχείριση Υλικού Για το υλικό χρήσεως (Γενικό και Υγειονομικό) χρεώνεται ο Προϊστάμενος του Παραρτήματος βάσει πρωτοκόλλου, το οποίο ενημερώνεται και ανανεώνεται κάθε έτος μετά την ετήσια απογραφή υλικού. Από το Παράρτημα τηρούνται πινακίδες παρακολούθησης του υλικού αυτού.
Όσον αφορά το αναλώσιμο υλικό θα γίνεται χρέωση του Προϊσταμένου του Παραρτήματος, βάσει των εντολών χορήγησης υλικού του οικείου Υποκαταστήματος, τηρούνται πινακίδες καταχώρησης της παραλαβής και ανάλωσης αυτού.
Τονίζεται ότι, ενόψει της υλοποίησης του Προγράμματος Εκσυγχρονισμού του Ιδρύματος, ανάλογα με το μέγεθος του Παραρτήματος και κατά την κρίση του Διευθυντή του. Υποκαταστήματος, στο οποίο υπάγεται το Παράρτημα, μπορούν να ανατίθενται στον Προϊστάμενο αυτού και επιπλέον οικονομικές ή άλλες αρμοδιότητες.
Από την κοινοποίηση της παρούσας παύει να ισχύει η Εγκύκλιος 140/77. Παρακαλούνται οι Διευθυντές των Υποκαταστημάτων, στην αρμοδιότητα των οποίων υπάγονται Παραρτήματα, να εκδώσουν τις σχετικές αποφάσεις σύμφωνα με τα ανωτέρω.