Αθήνα 13/02/2018
Αρ. πρωτ.: 2548

ΘΕΜΑ: Λογιστικός χειρισμός εξόφλησης εμπορευμάτων με αντικαταβολή.

ΕΡΩΤΗΜΑ

Εμπορική Εταιρεία με διπλογραφικά βιβλία, πουλάει εμπορεύματα σε πελάτες και ως τρόπος εξόφλησης με τον πελάτη, έχει οριστεί η αντικαταβολή μέσω εταιρείας μεταφορών (courier). Η συνεργασία μεταξύ της εμπορικής εταιρείας και της εταιρείας μεταφορών, συνοδεύεται από Ιδιωτικό Συμφωνητικό.
Η διαδικασία έχει ως ακολούθως:

Η εταιρεία μεταφορών, παραλαμβάνει από τις εγκαταστάσεις της εμπορικής εταιρείας, το εμπόρευμα και εκδίδει συνοδευτικό δελτίο μεταφοράς (voucher), το οποίο συνοδεύει το εμπόρευμα μέχρι την οριστική παράδοσή του στις εγκαταστάσεις του πελάτη.
Την ημέρα της φυσικής παράδοσης των εμπορευμάτων στον πελάτη, η εταιρεία μεταφορών εισπράττει τα χρήματα για λογαριασμό της εμπορικής εταιρείας. Κατά την ημερομηνία της είσπραξης δεν εκδίδεται κάποιο παραστατικό από την εταιρεία μεταφορών προς την εμπορική εταιρεία. Στη συνέχεια μετά από 4 εργάσιμες ημέρες η εταιρεία μεταφορών αποδίδει στον τραπεζικό λογαριασμό της εμπορικής εταιρείας τα χρήματα που έλαβε.

Παρακαλώ όπως μας υποδείξετε ποιες λογιστικές εγγραφές πρέπει να γίνουν, από τη στιγμή που ο courier παραλαμβάνει τα χρήματα μέχρι τη στιγμή που τα αποδίδει στην εταιρεία.

ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Η «εμπορική εταιρεία» πωλεί εμπορεύματα, καταχωρίζοντας την πράξη αυτή στα λογιστικά της βιβλία, οπότε βάσει του τηρούμενου λογιστικού προγράμματος (Εμπορική Διαχείριση), η συναλλαγή θεωρείται ότι γίνεται «επί πιστώσει». Συνεπώς, καταχωρίζεται απαίτηση κατά του πελάτη της και όχι κατά της εταιρείας μεταφορών (courier). Η τελευταία, βάσει του ιδιωτικού συμφωνητικού, έχει συμβατική υποχρέωση να παραδώσει τα εμπορεύματα, να εισπράξει το ποσό του τιμολογίου και να το καταθέσει σε τραπεζικό λογαριασμό της «εμπορικής εταιρείας». Για την υπηρεσία της αυτή (προφανώς) θα λάβει αμοιβή, εκδίδοντας με την σειρά της το σχετικό τιμολόγιο. Το ποσό της αμοιβής αποτελεί έξοδο για την «εμπορική εταιρεία» και συνιστά ανεξάρτητη λογιστική πράξη, από την είσπραξη του ποσού της αντικαταβολής.
Βάσει των ανωτέρω, προτείνονται τα εξής:

Η εταιρεία μεταφορών ενημερώνει αμέσως, με την είσπραξη του ποσού (παράδοση των εμπορευμάτων), αποστέλλοντας με ηλεκτρονικό τρόπο ή fax το σχετικό παραστατικό για την επιβεβαίωση της είσπραξης, οπότε η «εμπορική εταιρεία» πιστώνει τον πελάτη της, με χρέωση προσωρινού λογαριασμού (υπολογαριασμού του 33) με κατάλληλο τίτλο, όπως: «Εταιρεία μεταφορών - courier, απαιτήσεις από συναλλαγές αντικαταβολής». Όταν «εμφανιστεί» το ποσό στον τραπεζικό λογαριασμό της, θα προχωρήσει στην χρέωση του λογαριασμού καταθέσεις όψεως με πίστωση του ως άνω προσωρινού λογαριασμού (κλείσιμο).

Ωστόσο, είναι δυνατόν να μην διενεργηθούν λογιστικές εγγραφές κατά το επίμαχο διάστημα που μεσολαβεί από την είσπραξη των χρημάτων μέχρι την απόδοσή τους στην εταιρεία. Κατά το χρονικό αυτό διάστημα, η «εμπορική εταιρεία» απλώς εμφανίζει την απαίτηση κατά του πελάτη της, η οποία «κλείνει» με την κατάθεση του ποσού στην τράπεζα. Σημειώνεται πάντως, ότι και σε αυτή την περίπτωση, για την διασφάλιση της αξιοπιστίας του λογιστικού συστήματος, πλην των άλλων, η συναλλαγή πρέπει να τεκμηριώνεται με τα κατάλληλα παραστατικά, τα οποία αναφέρουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, προκειμένου να είναι εφικτή, η ασφαλής ταυτοποίησή της.