Αθήνα 17/05/2016
Αρ. πρωτ.: 1029

ΘΕΜΑ: Ψηφιοποίηση παραστατικών.

ΕΡΩΤΗΜΑ

Οι υπάλληλοι της εταιρίας μας διενεργούν συχνά επαγγελματικά ταξίδια στα οποία προβαίνουν σε σχετικές δαπάνες για τις οποίες προσκομίζουν τα παραστατικά στο λογιστήριο προκειμένου να καταχωρηθούν στα λογιστικά αρχεία της εταιρίας μας.
Το ερώτημα είναι αν υπάρχει η δυνατότητα, στο πλαίσιο των ΕΛΠ, να μην προσκομίζονται τα παραστατικά (τιμολόγια και ΑΛΠ) σε έντυπη μορφή, αλλά να ψηφιοποιούνται από τους υπαλλήλους (πχ μέσω smartphone) και στη συνέχεια να αποστέλλονται στην εταιρία μας, χωρίς να λαμβάνονται ούτε να φυλάσσονται σε έντυπη μορφή.

ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Από λογιστική σκοπιά, οι επιχειρήσεις δεν έχουν υποχρέωση να φυλάσσουν στο αρχείο τους τα πρωτότυπα παραστατικά σε έντυπη μορφή.

Υποχρεούνται όμως:

(α) να διαθέτουν σύστημα αναζήτησης, εμφάνισης και εκτύπωσης ή αναπαραγωγής αυτών, για τη διευκόλυνση οποιουδήποτε ελέγχου (άρθρο 7), και
(β) να έχουν σε λειτουργία κατάλληλες δικλίδες αναφορικά με την τεκμηρίωση των συναλλαγών και τη δυνατότητα συσχέτισης των συναλλαγών με τα λογιστικά αρχεία και τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις, καθώς και για την εύλογη διασφάλιση της αυθεντικότητας των παραστατικών των συναλλαγών και την ακεραιότητα του περιεχομένου τους, με σκοπό την επιβεβαίωση της προέλευσής τους και την τεκμηρίωση της συναλλαγής (άρθρο 5 παράγραφος 7).

Σημειώνουμε ότι για τις φορολογικές πτυχές του ερωτήματος αρμόδιο είναι το Υπουργείο Οικονομικών.